نفذت وحدة ضمان الجودة والتطوير الأكاديمي بكلية الطب والعلوم الصحية بجامعة عدن، صباح اليوم الإثنين 12 أكتوبر، ورشة تدريبية بعنوان المراسلات الإدارية والتوثيق والأرشفة وتطبيقاتها العملية ، استهدفت الكادر الإداري بالكلية، وذلك في إطار جهودها الرامية إلى تطوير الأداء المؤسسي، ورفع كفاءة الموظفين، وتعزيز مهاراتهم المهنية في مجالات العمل الإداري، بما يسهم في تحسين جودة الإجراءات الإدارية والارتقاء بمستوى الخدمات المقدمة.
وتناولت الورشة محورين تدريبيين رئيسيين؛ خُصص الأول للمراسلات الإدارية ومحاضر اجتماعات الأقسام العلمية وتطبيقاتها العملية، وقدمته المهندسة/إلزا محسن العيدروس، مستعرضةً أسس إعداد وصياغة المراسلات الرسمية، وآليات كتابة الرسائل الإدارية الداخلية والخارجية، وطرق إعداد محاضر اجتماعات الأقسام العلمية بصورة منظمة ودقيقة، بما يضمن وضوح المعلومات وسلامة الإجراءات وسهولة متابعة القرارات والتوصيات الصادرة عن الاجتماعات.
فيما تناول المحور الثاني التوثيق والأرشفة وتطبيقاتهما العملية، وقدمته المهندسة/إيمان محمد محسن حلبوب، رئيس لجنة التوثيق والإحصاء بوحدة ضمان الجودة والتطوير الأكاديمي، حيث استعرضت مفهوم التوثيق وأهميته في العمل الإداري، والفروق بين التوثيق والأرشفة، ودور الأدلة والشواهد في إثبات الإنجاز وتوثيق الأنشطة والبرامج، إلى جانب الأسس العلمية والعملية لتنظيم الوثائق والملفات وحفظها وأرشفتها، بما يسهّل استرجاعها والرجوع إليها عند الحاجة، ويعزز كفاءة إدارة المعلومات داخل المؤسسة.
وهدفت الورشة إلى إكساب المشاركين المعارف والمهارات التطبيقية اللازمة لإعداد المراسلات والمحاضر الإدارية، وتحسين آليات توثيق الأعمال وتنظيم الملفات وحفظ الوثائق، بما يسهم في رفع كفاءة الأداء الإداري، وتعزيز دقة الإجراءات وسرعة إنجاز المعاملات، فضلاً عن دعم متطلبات ضمان الجودة والتطوير المؤسسي بالكلية، كما مثلت الورشة فرصة لتعزيز وعي الموظفين بأهمية التوثيق والأرشفة بوصفهما من الأدوات الأساسية لحفظ الذاكرة المؤسسية، وتوفير المعلومات والبيانات اللازمة لتقييم الأداء ومتابعة الإنجاز.
وفي ختام الورشة أشاد عميد الكلية الدكتور/عبدالحكيم عمر التميمي بأداء المدربتين وتميزهما في تقديم المحاور التدريبية، مؤكداً أن امتلاك الكلية كفاءات قادرة على التدريب ونقل المعرفة يمثل رصيداً مهماً ينبغي استثماره وتطويره، بما يعزز تبادل الخبرات ويرسخ الاستفادة من الإمكانات البشرية المتاحة، كما أكد أهمية الكادر الإداري باعتباره إحدى الركائز الأساسية لنجاح المؤسسات، مشيراً إلى أن تطوير مهارات الموظفين ورفع كفاءتهم ينعكسان بصورة مباشرة على جودة الأداء وتحقيق الأهداف المؤسسية، وأن الفترة المقبلة ستشهد تنفيذ المزيد من الورش والبرامج التدريبية الهادفة إلى تنمية قدرات الموظفين وتعزيز ثقافة العمل المؤسسي والجودة.
وحضر الورشة مدير مركز ضمان الجودة والتطوير الأكاديمي بجامعة عدن الأستاذ الدكتور/أنيسة عبود، وأمين عام الكلية الأستاذ/حسين بارحيم، ونائب العميد لشؤون المستشفيات الأستاذ الدكتور/محمد شيخ، ومدير إدارة التسجيل في الكلية الأستاذ/عبدالله حريز، إلى جانب عدد من الكوادر الإدارية بالكلية.
